Privacyverklaring
1. Over wie gaat deze verklaring, en wie zijn wij?
Hydrofluxx BV (“Hydrofluxx”, “wij”, “ons”) analyseert, beschermt, reinigt en herstelt gebouwen in België en Nederland. Wij doen dit via drie gespecialiseerde teams: Hydrofluxx Clean (gevel- en dakreiniging), Hydrofluxx Protect (vocht, kelderdichting, houtaantasters en zwam) en Hydrofluxx Build (voegwerk, metselwerk, beton en renovatie). Deze teams zijn geen aparte bedrijven: ze behoren allemaal tot Hydrofluxx BV.
Hydrofluxx BV · Wulpstraat 17/601 · 2170 Antwerpen (Merksem) · ondernemingsnummer BE 1033.050.196 · RPR Antwerpen. E-mail: info@hydrofluxx.be. Telefoon: +32 470 80 63 17 (ma–vr, 7u–18u; ook via WhatsApp). Voor vragen over persoonsgegevens of voor de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen met Olivier Massart via dezelfde contactgegevens.
2. Wij zijn ook actief in Nederland
Hydrofluxx heeft geen apart kantoor in Nederland. Werken wij voor een klant in Nederland, dan gebeurt dat vanuit België. Dezelfde regels uit deze verklaring gelden voor Nederlandse klanten.
3. Welke gegevens verzamelen wij, en van wie?
3.1 Van iedereen die een aanvraag indient
Via de website, telefoon, e-mail of WhatsApp verwerken wij uw naam, gemeente of postcode, gekozen dienst en omschrijving. Via het websiteformulier is minstens één contactmogelijkheid verplicht: een telefoonnummer of e-mailadres. Afhankelijk van uw aanvraag kunt u ook uw profiel, bedrijf, functie, btw-nummer, projectadres, gewenste timing, omvang, technische vervolggegevens en foto’s of documenten bezorgen. Campagne- en brongegevens worden alleen bewaard wanneer u analytische of advertentiecookies toestaat.
3.2 Van sollicitanten
Wanneer u reageert op een vacature verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, de functie waarvoor u solliciteert, uw motivatie, cv en eventuele bijlagen.
3.3 Van klanten met een lopend of afgerond dossier
Naast bovenstaande gegevens verwerken wij foto’s die wij vóór, tijdens en na de werken nemen en documenten zoals offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, technische verslagen en opleveringsdocumenten.
3.4 Van bezoekers van onze website
Wij verwerken gegevens via noodzakelijke lokale opslag. De Google-tag kan met standaard geweigerde toestemmingssignalen worden geladen om beperkte, cookieloze technische meetberichten te verzenden. Google Analytics 4 en advertentiecookies worden uitsluitend na uw toestemming geactiveerd. Een voltooide websiteaanvraag kan zonder advertentiecookies als cookieloos conversiebericht aan Google Ads worden gemeld. De website gebruikt geen Google Tag Manager-container. Meer informatie staat in ons cookiebeleid.
4. Foto’s van uw gebouw of werf
Wij maken geregeld foto’s vóór, tijdens en na de uitvoering. Dat doen we om de juiste diagnose te stellen, een prijs te berekenen, de uitvoering te documenteren, de voortgang op te volgen en eventueel een garantie- of verzekeringsdossier te onderbouwen. Dit gebruik kan nodig zijn om de overeenkomst correct uit te voeren en vereist dan geen afzonderlijke toestemming.
Willen wij voor- en nafoto’s ook commercieel gebruiken, bijvoorbeeld als realisatie op onze website, sociale media, ons Google-bedrijfsprofiel of in presentaties, dan vragen wij daarvoor vooraf een afzonderlijke, vrijblijvende toestemming. Waar nodig maken wij beelden onherkenbaar. U kunt die toestemming steeds intrekken.
5. Waarvoor gebruiken wij gegevens en op welke rechtsgrond?
| Doel | Rechtsgrond | Betekenis |
|---|---|---|
| Vraag beantwoorden, offerte opmaken, werken uitvoeren en opvolgen | Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen | Nodig om te doen waarvoor u ons contacteerde |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting | De wet verplicht ons bepaalde gegevens te bewaren |
| Garanties en dossiers documenteren | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang | Zodat later kan worden aangetoond wat is afgesproken en uitgevoerd |
| Sollicitatie behandelen | Precontractuele maatregelen | Op uw verzoek omdat u solliciteerde |
| Websiteanalyse en advertentiecookies | Toestemming | Alleen voor de categorieën die u aanvaardt |
| Cookieloze bevestiging van een voltooide websiteaanvraag | Gerechtvaardigd belang | Beperkte conversiemeting zonder analytische of advertentiecookies |
| Voor- en nafoto’s commercieel tonen | Toestemming | Alleen na afzonderlijke toestemming |
| Wettelijke verplichtingen en verdediging bij geschillen | Wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang | Alleen voor zover nodig |
Om een websiteaanvraag te behandelen hebben wij minstens uw naam, gemeente of postcode, een omschrijving, een dienstkeuze en een telefoonnummer of e-mailadres nodig. Voor professionele aanvragen is ook de bedrijfs- of organisatienaam verplicht. Andere gegevens zijn optioneel of worden alleen gevraagd wanneer ze relevant zijn. Hydrofluxx neemt geen beslissingen over u op basis van een uitsluitend geautomatiseerd systeem.
6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvraag of offerte zonder vervolg | 2 jaar |
| Uitgevoerd klantendossier, facturen, technische verslagen en werffoto’s | 10 jaar, of langer wanneer een wettelijke of contractuele termijn dit vereist |
| Niet-weerhouden sollicitatie | Maximaal 6 maanden na het einde van de procedure |
| Sollicitatie in een wervingsreserve, met aparte toestemming | Maximaal 2 jaar of tot intrekking |
| Cookies en vergelijkbare technologieën | Zie het cookiebeleid |
Gegevens die wij technisch, contractueel, boekhoudkundig of wettelijk niet langer nodig hebben, verwijderen wij eerder.
7. Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen uw gegevens nooit. We delen ze alleen wanneer dat nodig is en beperkt tot het doel.
| Ontvanger | Gegevens | Doel |
|---|---|---|
| Websiteplatform en Cloudflare-infrastructuur | Websiteverkeer; formuliergegevens en geüploade bestanden | Website, beveiligde database- en bestandsopslag en verwerking van aanvragen |
| Brevo | De contact- en projectgegevens uit uw aanvraag en beveiligde downloadlinks naar bijlagen | E-mailmelding van een nieuwe aanvraag aan Hydrofluxx |
| Google Analytics 4 en Google Ads | Surf-, apparaat- en campagnegegevens, alleen volgens uw toestemming | Websitestatistieken en advertentie-/conversiemeting |
| Accountable | Naam, adres, btw-gegevens en bedragen | Offertes, facturatie en boekhouding |
| Onderaannemers en technische partners | Contact- en projectinformatie, inclusief foto’s, voor zover nodig | Uitvoering van hun deel van de opdracht |
| Hoofdaannemers, syndici, architecten, vastgoedbeheerders of overheden | Relevante project- en contactgegevens | Uitvoering van een opdracht waarin zij betrokken zijn |
| Overheidsinstanties | Alleen wettelijk opgevraagde gegevens | Wettelijke verplichting |
Met de betrokken leveranciers gelden de toepasselijke privacyvoorwaarden en, waar vereist, verwerkersafspraken. Hun eigen beleid is raadpleegbaar via de websites van Cloudflare, Brevo, Google en Accountable.
8. Gaan uw gegevens buiten Europa?
Sommige leveranciers, waaronder Google en bepaalde infrastructuurleveranciers, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dit gebeurt alleen onder een geldig doorgiftemechanisme, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, aangevuld met passende beveiligingsmaatregelen.
9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
- Toegang is beperkt tot personen die gegevens voor hun taak nodig hebben.
- Websiteaanvragen worden opgeslagen in een beveiligde database; bestanden staan in afgeschermde objectopslag.
- Downloadlinks voor bijlagen zijn met een token beveiligd en vervallen na 30 dagen.
- Accounts en toestellen zijn met toegangsbeveiliging beschermd.
- Werffoto’s blijven bij het betrokken klant- of werfdossier.
- Leveranciers en onderaannemers krijgen contractuele beveiligingsverplichtingen.
Bij een datalek met een relevant risico informeren wij betrokkenen en, waar wettelijk vereist, de Gegevensbeschermingsautoriteit.
10. Uw rechten
U kunt binnen de wettelijke voorwaarden inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen en toestemming intrekken. Stuur een e-mail naar info@hydrofluxx.be of bel +32 470 80 63 17. Om misbruik te voorkomen kunnen wij uw identiteit laten bevestigen. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand.
U kunt klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze werking, wetgeving of gebruikte diensten wijzigen. De meest recente versie staat steeds op www.hydrofluxx.be/privacyverklaring.
12. Contact
Vragen over deze verklaring? info@hydrofluxx.be · +32 470 80 63 17.
